Weshalb Prozessbeschreibungen trotzdem eine gute Idee sind
IT-Prozesse: ein ungeliebtes Thema bei vielen eingefleischten Praktikern. Wozu sollten Prozesse gut sein, außer Dinge zu verkomplizieren, Arbeitsschritte vorzuschreiben und die Mitarbeiterschaft zu drängeln? Klappt doch auch so!
Jaaa, klappt tausendfach im IT-Support „auch so“. Mal besser, mal schlechter, aber selten standardisiert und oft unkalkulierbar.
Ein Beispiel aus dem Alltag: Angenommen, Sie wollen einen großen Gasgrill aufbauen. Oder ein Menü kochen. Oder nach Frankreich mit dem Fahrrad in ein bestimmtes Dorf auf dem Land fahren. Starten Sie einfach, oder gehen Sie geplant, Schritt für Schritt, vor?
Wie ist es, wenn nach Ihnen jemand aus der Familie ebenfalls einen Grill aufbauen möchte, oder Menü kochen oder nach Frankreich aufs Land fahren will? Muß er „von vorne“ starten oder würden sie ihm von ihren Erfahrungen berichten und ihre „best practice“ zur Verfügung stellen? Vielleicht sogar schriftlich?
Wenn Letzteres auf Sie zutrifft, können Sie vermutlich gut nachvollziehen, wieso Prozess-Beschreibungen und -Bilder die gesamte Organisaition inclusive dem IT-Support perfekt unterstützen:
Sie helfen, leicht zu erkennen, wie man bestimmte Arbeitsabläufe umsetzen sollte. Sie zeigen, wo welche Zuständigkeiten liegen oder Genehmigungen einzuholen sind. Vielleicht geben sie sogar Hinweise, welche Fachbereiche zusätzlich eine wichtige Rolle spielen sind oder wie im Fehlerfall zu verfahren ist..
Und das gilt für das ganze Team, sodass nicht jeder für sich grübeln muß, wie er mit Standard-Anfragen umgehen sollte. Dazu werden Fehlerquellen minimiert, die durch Vorgehen nach „best effort“, lauern.
Der positive Effekt, den sinnvoll gestaltete und erklärte Prozesse bewirken können, ist immer wieder verblüffend. Wenn sich alle daran halten, laufen Standard-Vorgehen meist „wie geschnitten Brot“.
Die Teams bekommen dafür die Hände frei, sich neuen – hoffentlich spannenden – Themen zu widmen, und so die Organisation voranzubringen. Eine gute Perspektive, oder?